So sind Ihre Daten sicher

Alle Kundendaten — die Datenbank, hochgeladene Fotos und Dokumente sowie die Datensicherungen — werden in der Europäischen Union gespeichert, im tschechischen Rechenzentrum von Aruba Cloud (Aruba S.p.A.).

EHS Axis wird von der Cyber in Systems Kft., einem ungarischen Unternehmen, entwickelt und betrieben. Kein Anbieter außerhalb der EU speichert Arbeitsbereichsdaten (Abweichungen, Vorfälle, Fotos usw.), und wir übermitteln sie nicht in Länder außerhalb der EU. Die einzige Ausnahme ist die Kartenzahlung: Stripe kann Rechnungskontaktdaten innerhalb seiner Unternehmensgruppe auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework in die USA übermitteln.

Jede Verbindung zwischen Ihrem Browser und unserem Server ist verschlüsselt (TLS 1.2 und 1.3, HSTS); ältere, schwache Protokolle werden abgelehnt.

Passwörter werden ausschließlich als gesalzene Einweg-Hashes (bcrypt) gespeichert — nicht einmal wir können sie einsehen. Geheimnisse der Zwei-Faktor-Authentifizierung werden mit AES-256-GCM verschlüsselt gespeichert. Kartendaten verarbeitet Stripe; sie gelangen nie zu uns.

Sechs Rollen (Inhaber, Administrator, Freigeber, Verantwortlicher, Melder, Betrachter) steuern, wer was sehen und ändern darf.

Die Zwei-Faktor-Authentifizierung (Authenticator-App + Wiederherstellungscodes) steht jedem Benutzer zur Verfügung, und der Inhaber des Unternehmens kann sie für Administratoren oder für alle verpflichtend machen. Konten werden nach zu vielen fehlgeschlagenen Anmeldeversuchen vorübergehend gesperrt, und eine Passwortänderung meldet alle anderen Sitzungen ab.

Die Betreiberkonsole nutzt eine von den Kundenkonten getrennte Anmeldung, ist durch Zwei-Faktor-Authentifizierung geschützt und nur für benannte, zur Vertraulichkeit verpflichtete Mitarbeitende zugänglich.

Die Daten jedes Unternehmens sind logisch getrennt: Jede Abfrage wird auf das Unternehmen gefiltert, und das Unternehmen bestimmt stets der Server, nie vom Browser gesendete Daten. Automatisierte Tests prüfen vor jedem Release, dass kein Unternehmen die Daten eines anderen sehen kann.

Gesundheitsdaten in Vorfallsdokumentationen (Verletzung, Angaben zur verletzten Person) sind innerhalb des Unternehmens nur für Administratoren und den benannten Untersuchungsverantwortlichen sichtbar.

Den Typ hochgeladener Dateien prüfen wir anhand ihres Inhalts (nicht ihres Namens); es gelten Größenbeschränkungen. Dateien können nur von Mitgliedern des Unternehmens heruntergeladen werden, Rechnungen nur von Administratoren.

Fotos werden beim Hochladen neu komprimiert und von versteckten Metadaten (EXIF) einschließlich des GPS-Standorts befreit.

Die Datenbank und die hochgeladenen Dateien werden täglich gesichert und 14 Tage aufbewahrt; die tägliche Sicherung wird zusätzlich auf einen separaten Server kopiert. Auf die Sicherungen hat nur der Betreiber Zugriff.

Die Wiederherstellung testen wir jede Woche automatisch: Aus der neuesten Sicherung erstellen wir eine temporäre Datenbank und prüfen die Daten und die referenzierten Dateien.

Unsere Zusagen: Höchstens 24 Stunden an Daten können verloren gehen (RPO — seit der letzten täglichen Sicherung), und nach einem schwerwiegenden Ausfall stellen wir den Dienst innerhalb von 1 Werktag wieder her (RTO).

Wir streben eine Verfügbarkeit von 99,5 % im Monat an. Der Dienst wird alle 5 Minuten von einem separaten Server aus geprüft, bei einem Ausfall werden wir sofort alarmiert; ein Prozessmanager startet die Anwendung neu, falls sie stoppt.

Updates spielen wir nach Möglichkeit außerhalb der Geschäftszeiten ein; sie verursachen höchstens wenige Minuten Ausfallzeit.

Vor jedem Release laufen automatisierte Regressionstests — darunter Berechtigungstests, Isolationstests zwischen Unternehmen und Sicherheitstests, die Angriffe simulieren. Unsere letzte umfassende Sicherheitsprüfung fand im Oktober 2026 statt; die gefundenen Mängel wurden behoben, und Tests stellen sicher, dass sie nicht wiederkehren.

Die von uns verwendeten Bibliotheken aktualisieren wir regelmäßig und prüfen sie auf bekannte Schwachstellen. Strikte Sicherheits-Header (Content Security Policy, Clickjacking-Schutz) bieten zusätzlichen Schutz im Browser.

Betroffene Kunden informieren wir über eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten unverzüglich, spätestens innerhalb von 48 Stunden, mit den nach Art. 33 DSGVO erforderlichen Angaben (was geschehen ist, wer betroffen ist, voraussichtliche Folgen, was wir unternommen haben).

Server- und Anwendungsprotokolle bewahren wir 30 Tage auf, damit Ereignisse nachträglich untersucht werden können.

Der Inhaber des Unternehmens kann jederzeit und kostenlos alle Daten und Dateien des Unternehmens herunterladen (JSON, Excel und die Dateien in einer ZIP-Datei) — der Anbieterwechsel wird gemäß dem EU Data Act unterstützt.

Nach Ende eines Abonnements bleiben die Daten 90 Tage lang schreibgeschützt und exportierbar, danach löschen wir sie (aus den Sicherungen verschwinden sie innerhalb weiterer 14 Tage).

Wir setzen nur Anbieter ein, die für den Betrieb erforderlich sind und Daten nach EU-Regeln verarbeiten: Hosting und Datensicherung, E-Mail-Versand, Online-Zahlung, Rechnungsstellung und Bot-Schutz in öffentlichen Formularen. Die vollständige, aktuelle Liste finden Sie in Anhang 1 des Auftragsverarbeitungsvertrags; vor der Hinzunahme eines neuen Unterauftragsverarbeiters informieren wir Sie mindestens 30 Tage im Voraus.

Wenn Sie ein Sicherheitsproblem entdecken, schreiben Sie bitte an info@ehsaxis.com mit dem Betreff „Security“ und machen Sie es nicht öffentlich, bevor wir es behoben haben. Wir antworten innerhalb von 5 Werktagen. Die Kontaktdaten stehen auch maschinenlesbar unter /.well-known/security.txt bereit.