Datele dumneavoastră, în siguranță

Toate datele clienților — baza de date, fotografiile și documentele încărcate, precum și copiile de siguranță — sunt stocate în Uniunea Europeană, în centrul de date din Cehia al Aruba Cloud (Aruba S.p.A.).

EHS Axis este dezvoltat și operat de Cyber in Systems Kft., o companie din Ungaria. Niciun furnizor din afara UE nu stochează datele spațiului de lucru (neconformități, incidente, fotografii etc.) și nu le transferăm în afara UE. Singura excepție este plata cu cardul: Stripe poate transfera datele de contact de facturare în cadrul grupului său către SUA, în baza EU–US Data Privacy Framework.

Fiecare conexiune dintre browserul dumneavoastră și serverul nostru este criptată (TLS 1.2 și 1.3, HSTS); protocoalele mai vechi, slabe, sunt respinse.

Parolele sunt stocate doar sub formă de hash-uri unidirecționale cu salt (bcrypt) — nici măcar noi nu le putem vedea. Secretele autentificării în doi pași sunt stocate criptat cu AES-256-GCM. Datele cardului sunt procesate de Stripe și nu ajung niciodată la noi.

Șase roluri (proprietar, administrator, aprobator, responsabil, raportor, vizualizator) stabilesc cine poate vedea și modifica ce.

Autentificarea în doi pași (aplicație de autentificare + coduri de recuperare) este disponibilă oricărui utilizator, iar proprietarul companiei o poate face obligatorie pentru administratori sau pentru toți. Conturile sunt blocate temporar după prea multe încercări eșuate de autentificare, iar schimbarea parolei închide toate celelalte sesiuni.

Consola operatorului folosește o autentificare separată de conturile clienților, este protejată prin autentificare în doi pași și este accesibilă doar personalului desemnat, obligat la confidențialitate.

Datele fiecărei companii sunt separate logic: fiecare interogare este filtrată pe companie, iar compania este întotdeauna stabilită de server, niciodată pe baza datelor trimise din browser. Teste automate verifică înainte de fiecare versiune că nicio companie nu poate vedea datele alteia.

Datele privind sănătatea din evidențele de incidente (vătămare, datele persoanei accidentate) sunt vizibile în cadrul companiei doar administratorilor și investigatorului desemnat.

Verificăm tipul fișierelor încărcate după conținut (nu după nume) și se aplică limite de dimensiune. Fișierele pot fi descărcate doar de membrii companiei, facturile doar de administratori.

Fotografiile sunt recomprimate la încărcare și curățate de metadate ascunse (EXIF), inclusiv de locația GPS.

Baza de date și fișierele încărcate sunt salvate zilnic și păstrate 14 zile; copia din fiecare zi este copiată suplimentar pe un server separat. Doar operatorul are acces la copiile de siguranță.

Testăm automat restaurarea în fiecare săptămână: construim o bază de date temporară din cea mai recentă copie și verificăm datele și fișierele la care se face referire.

Angajamentele noastre: se pot pierde cel mult 24 de ore de date (RPO — de la ultima copie zilnică), iar după o defecțiune majoră restaurăm serviciul în 1 zi lucrătoare (RTO).

Ne propunem o disponibilitate lunară de 99,5 %. Serviciul este verificat la fiecare 5 minute de pe un server separat și suntem alertați imediat dacă se oprește; un manager de procese repornește aplicația dacă aceasta se oprește.

Implementăm actualizările, pe cât posibil, în afara programului de lucru; acestea provoacă cel mult câteva minute de indisponibilitate.

Înainte de fiecare versiune rulează teste automate de regresie — inclusiv teste de permisiuni, teste de izolare între companii și teste de securitate care simulează atacuri. Cea mai recentă evaluare completă de securitate a avut loc în octombrie 2026; problemele găsite au fost remediate, iar testele asigură că nu reapar.

Actualizăm regulat bibliotecile folosite și le verificăm pentru vulnerabilități cunoscute. Anteturi de securitate stricte (politică de securitate a conținutului, protecție împotriva clickjacking-ului) adaugă protecție în browser.

Clienții afectați de o încălcare a securității datelor cu caracter personal sunt notificați fără întârzieri nejustificate și cel târziu în 48 de ore, cu informațiile cerute de art. 33 GDPR (ce s-a întâmplat, cine este afectat, consecințele probabile, ce am făcut).

Jurnalele serverului și ale aplicației sunt păstrate 30 de zile, pentru a putea investiga ulterior evenimentele.

Proprietarul companiei poate descărca oricând și gratuit toate datele și fișierele companiei (JSON, Excel și fișierele într-un ZIP) — schimbarea furnizorului este sprijinită conform Regulamentului UE privind datele (Data Act).

După încheierea abonamentului, datele rămân 90 de zile doar pentru citire și exportabile, apoi le ștergem (dispar din copiile de siguranță în următoarele 14 zile).

Folosim doar furnizori necesari pentru operare, care prelucrează datele conform normelor UE: găzduire și copii de siguranță, trimiterea e-mailurilor, plăți online, facturare și protecția formularelor publice împotriva boților. Lista completă și actualizată se află în Anexa 1 la Acordul de prelucrare a datelor; vă anunțăm cu cel puțin 30 de zile înainte de adăugarea unui nou sub-procesator.

Dacă descoperiți o problemă de securitate, vă rugăm să ne scrieți la info@ehsaxis.com cu subiectul „Security” și să nu o faceți publică până nu o remediem. Vă vom răspunde în 5 zile lucrătoare. Datele de contact sunt disponibile și în format citibil automat la /.well-known/security.txt.