Întrebări frecvente

EHS Axis este un software în cloud pentru mediu, sănătate și securitate în muncă (EHS). Reunește într-un singur loc neconformitățile și acțiunile corective, inspecțiile și auditurile, evaluarea riscurilor, verificările periodice ale echipamentelor și instruirea angajaților.

Scopul este ca o problemă să poată fi înregistrată direct în hală, din câteva atingeri — cu fotografie, locație, responsabil și termen —, iar conducerea să vadă în permanență ce este deschis, ce a depășit termenul și ce a fost rezolvat. În locul hârtiilor, al foilor de calcul răzlețe și al firelor de e-mail, toată lumea lucrează pe aceeași imagine actualizată.

În principal companiilor din producție, logistică, construcții și servicii care au inspecții, audituri și evidențe de securitate regulate — de la o singură locație cu câțiva oameni până la organizații cu mai multe fabrici.

Se potrivește cu ISO 45001 (sănătate și securitate în muncă), ISO 14001 (management de mediu) și ISO 9001 (managementul calității): neconformitățile pot fi clasificate pe sisteme de management, astfel încât toate trei pot fi gestionate în același loc.

EHS Axis este disponibil numai pentru companii și organizații; persoanele fizice nu se pot înregistra.

Neconformități: înregistrare cu fotografii înainte/după, zonă, tip, gravitate, responsabil, termen, flux de aprobare și istoric complet al evenimentelor.

Acțiuni: acțiuni corective și preventive cu responsabili și termene, cu toate sarcinile deschise într-o singură listă.

Audituri și inspecții: liste de verificare proprii, programări recurente (de ex. la fiecare patru săptămâni), fotografii pe fiecare punct și deschiderea unei neconformități dintr-un punct neconform cu un singur clic.

Evaluarea riscurilor: matrice probabilitate × gravitate, acțiuni și neconformități deschise dintr-un risc.

Echipamente: verificări periodice (de ex. stivuitoare, echipamente de ridicat, securitate electrică) cu certificate și urmărirea expirării.

Instruiri: evidență pe angajat și pe tip de instruire, vizualizare matriceală și urmărirea expirării.

Rapoarte: sinteze, grafice, rapoarte PDF și exporturi Excel.

Da. EHS Axis rulează în browser și este optimizat pentru mobil: inspectorii pot înregistra o neconformitate pe loc, de pe telefon, atașând o fotografie făcută direct cu camera.

Aplicația poate fi instalată și pe ecranul de pornire al telefonului (PWA), astfel încât pornește la fel ca o aplicație obișnuită — fără magazin de aplicații, iar fiecare actualizare apare automat. Funcționează atât pe Android, cât și pe iPhone.

În șapte: engleză, maghiară, germană, poloneză, română, cehă și slovacă. Fiecare utilizator își alege propria limbă, astfel încât colegii din același spațiu de lucru pot lucra în limbi diferite — datele înregistrate sunt comune.

Notificările prin e-mail, rapoartele PDF și exporturile Excel sunt generate tot în limba utilizatorului. Documentele juridice (Termeni și condiții, Politica de confidențialitate, Acordul de prelucrare a datelor) au valoare obligatorie în maghiară și engleză; în celelalte limbi se afișează versiunea în engleză.

Da. Puteți adăuga locații și le puteți aloca zone, echipamente și angajați. Din bara laterală puteți filtra pe o singură locație cu un clic; toate listele, sintezele și rapoartele vor afișa apoi doar datele acelei locații.

Dacă lucrați pentru mai multe companii separate din punct de vedere juridic (de ex. filiale), un utilizator poate fi membru în mai multe spații de lucru ale companiilor și poate comuta între ele din antet. Datele companiilor sunt complet separate.

O echipă mai mică poate începe de regulă chiar din prima zi. La înregistrarea unei companii noi primiți date de bază implicite (zone, tipuri de neconformitate, sisteme de management, șabloane de audit, tipuri de verificări ale echipamentelor și de instruiri), pe care le puteți adapta propriei activități.

Angajații pot fi importați în bloc din Excel sau CSV, iar colegii sunt invitați prin e-mail. Ajutorul integrat explică pe fiecare pagină la ce servește funcția și cum se folosește. Pentru implementări mai mari (mai multe locații, mulți utilizatori) vă ajutăm cu plăcere la configurare.

După înregistrare puteți încerca gratuit toate funcțiile timp de 30 de zile, fără a introduce un card bancar. În perioada de probă puteți lucra cu date reale și vă puteți invita colegii.

Perioada de probă nu se transformă automat într-un abonament plătit — plătiți doar dacă decideți să continuați și alegeți un plan.

Spațiul de lucru și toate datele se păstrează. Timp de 7 zile după expirare totul funcționează ca de obicei (perioadă de grație); după aceea contul devine doar în citire: datele pot fi vizualizate și exportate, dar nu se pot adăuga înregistrări noi.

Imediat ce vă abonați, contul redevine complet activ — nu se pierde nimic și nu trebuie configurat nimic din nou. Dacă nu continuați, datele sunt șterse la sfârșitul perioadei de păstrare descrise în termenii noștri.

Prețurile sunt per companie, nu per utilizator. Starter poate fi folosit de până la 10 utilizatori, iar Pro de până la 50 de utilizatori; Enterprise oferă utilizatori nelimitați, pe bază de ofertă personalizată.

Starter este destinat unei echipe mici la o singură locație; Pro companiilor care lucrează cu mai multe zone, audituri, evaluarea riscurilor, evidența echipamentelor și a instruirilor și mai multe locații, cu asistență prioritară; Enterprise pentru mai multe companii sau fabrici, cu integrare personalizată (de ex. SSO / Active Directory, API, conexiuni ERP sau HR) și asistență la implementare. O comparație detaliată a planurilor găsiți pe pagina Prețuri.

Utilizator este oricine lucrează în sistem cu propriul cont de autentificare (înregistrează, aprobă, vizualizează). Evidențele angajaților — de exemplu în matricea instruirilor — nu se pun la socoteală: puteți adăuga oricâți angajați fără cont de autentificare.

După atingerea limitei de utilizatori a planului, invitațiile noi pot fi trimise doar după trecerea la un plan superior. Puteți trece oricând la un plan superior, cu efect imediat.

Da, oricând. Schimbarea se inițiază pe pagina Abonament și intră în vigoare imediat. Puteți trece și de la facturarea lunară la cea anuală și invers.

Dacă nu sunteți sigur ce plan vi se potrivește, scrieți-ne — vă ajutăm să alegeți în funcție de mărimea echipei, numărul de locații și modulele folosite.

Da. Abonamentele sunt lunare sau anuale și pot fi anulate oricând din aplicație (Setări › Abonament). Anularea intră în vigoare la sfârșitul perioadei deja plătite; până atunci puteți folosi totul ca înainte.

Pentru abonamentele anuale nu se rambursează proporțional perioada rămasă. Puteți revoca anularea oricând, cât timp durează perioada plătită.

Starter și Pro pot fi plătite online cu cardul, pe pagina securizată de plată Stripe. Abonamentul se reînnoiește apoi automat (lunar sau anual), iar planul este activ imediat după plata reușită. Nu vedem și nu stocăm niciodată datele cardului.

Pentru Enterprise și comenzile personalizate plătiți prin transfer bancar, pe baza facturii emise, cu termen de plată de 8 zile.

În euro (EUR). Companiile înregistrate în Statele Unite sunt facturate în dolari americani (USD) — moneda este stabilită de țara de facturare din datele companiei, iar atât plata cu cardul, cât și factura sunt în această monedă.

Nu facturăm în forinți maghiari sau în altă monedă. Pe pagina Prețuri puteți vedea prețurile atât în euro, cât și în dolari.

Prețurile sunt nete, fără TVA. TVA-ul depinde de țara de facturare și de codul fiscal:

Companiilor din Ungaria li se aplică TVA maghiar de 27%.

Companiile înregistrate în alt stat membru UE, cu cod de TVA UE valid, sunt facturate în regim de taxare inversă (clientul contabilizează TVA-ul în propria țară).

Companiile din afara UE — inclusiv cele înregistrate în SUA — sunt facturate fără TVA maghiar.

Plata cu cardul și factura folosesc întotdeauna același TVA.

Da. Pentru fiecare plată se emite o factură electronică (conformă cu raportarea către autoritatea fiscală maghiară), trimisă prin e-mail la adresa de facturare indicată și disponibilă pentru descărcare și pe pagina Abonament din aplicație.

Factura conține denumirea, adresa și codul fiscal din datele companiei — merită să le verificați înainte de comandă. Factura se emite în moneda plății (EUR sau USD).

La facturarea anuală plătiți 10 abonamente lunare pentru 12 luni, deci două luni sunt gratuite. Taxa anuală se plătește în avans, într-o singură tranșă.

Pentru abonamentele anuale trimitem un memento prin e-mail cu 7 zile înainte de reînnoire, ca să aveți timp să decideți asupra continuării sau schimbării planului.

Nu. EHS Axis este un serviciu pentru firme, disponibil numai companiilor, instituțiilor și altor organizații. La înregistrare este obligatorie denumirea companiei, iar la comandă sunt obligatorii datele de facturare, inclusiv codul fiscal.

Datele și fișierele încărcate sunt stocate în Uniunea Europeană, într-un centru de date Aruba Cloud (Aruba S.p.A.). Serviciul este operat de o persoană juridică maghiară (Cyber in Systems Kft.).

Lista completă a persoanelor împuternicite (găzduire, e-mail, plăți, facturare, protecție împotriva roboților) se găsește în Politica de confidențialitate și în Acordul de prelucrare a datelor.

Da. Pentru datele înregistrate în sistem dumneavoastră sunteți operatorul, iar noi acționăm ca persoană împuternicită; acordul de prelucrare a datelor (DPA) conform articolului 28 din GDPR face parte din termenii noștri și este valabil fără semnătură separată.

Folosim doar cookie-urile necesare funcționării serviciului; cookie-urile de statistică sau de marketing sunt folosite numai pe paginile publice și numai cu consimțământ prealabil. În aplicație nu colectăm date de analiză.

Datele vă aparțin. Orice listă poate fi exportată în Excel sau CSV, iar pentru neconformități și audituri se pot genera rapoarte PDF.

Proprietarul companiei poate descărca setul complet de date pe pagina Setări, cu un singur clic: un fișier ZIP care conține toate datele în format citibil automat (JSON) și tabelar (Excel), plus toate fișierele încărcate. Exportul este gratuit și disponibil oricând — astfel sprijinim și schimbarea furnizorului (EU Data Act).

Conexiunea este criptată integral (HTTPS). Parolele sunt stocate doar ca hash-uri unidirecționale cu salt, autentificarea este blocată temporar după prea multe încercări eșuate, iar schimbarea parolei închide toate sesiunile anterioare.

Datele companiilor sunt strict separate: fiecare interogare este filtrată pe propria companie, iar teste automate verifică acest lucru. Permisiunile sunt controlate prin roluri. Fișierele încărcate sunt verificate după conținut și sunt accesibile doar membrilor companiei. Sistemul este, de asemenea, analizat regulat din punctul de vedere al securității.

Da. Baza de date și fișierele încărcate sunt salvate zilnic; copiile de rezervă se păstrează 14 zile și sunt copiate și pe un server separat. Astfel, datele pot fi restaurate chiar și după o defecțiune sau o ștergere accidentală.

Fotografiile sunt optimizate automat la încărcare: latura lor mai lungă devine de cel mult 1600 de pixeli, ceea ce este suficient pentru documentare și rapoarte tipărite, iar încărcările de pe mobil sunt mai rapide.

Totodată sunt eliminate metadatele ascunse — inclusiv locația GPS înregistrată de telefon —, astfel încât imaginile nu dezvăluie mai mult decât ce se vede în ele. Fotografiile sunt accesibile doar membrilor autentificați ai companiei.

Timp de 90 de zile după încheierea abonamentului, spațiul de lucru este disponibil doar în citire: puteți în continuare să vizualizați și să exportați totul sau să vă abonați din nou. Vă anunțăm de două ori prin e-mail înainte de ștergere.

După cele 90 de zile datele sunt șterse; din copiile de rezervă dispar definitiv în cel mult încă 14 zile.

Există șase roluri: Proprietar (acces la tot, gestionează abonamentul), Administrator (utilizatori și date de bază), Aprobator (închide și aprobă neconformitățile rezolvate), Responsabil (execută acțiuni, efectuează audituri), Raportor/inspector (înregistrează neconformități) și Vizualizator (doar citire).

Rolurile se stabilesc pe utilizator și pot fi modificate oricând.

Pe pagina Setări › Utilizatori introduceți adresa de e-mail și rolul colegului. Acesta primește un e-mail cu un link prin care își setează propria parolă (sau se autentifică cu un cont existent) și poate începe imediat să lucreze în spațiul de lucru al companiei. Puteți revoca oricând o invitație sau elimina un utilizator.

Unul câte unul sau în bloc: angajații pot fi importați dintr-un fișier Excel sau CSV ori lipiți dintr-o foaie de calcul. Înainte de import, sistemul verifică datele rând cu rând și adaugă doar rândurile fără erori.

Angajații nu au nevoie de cont de utilizator: instruirile și termenele lor de expirare sunt înregistrate de persoana responsabilă — chiar și pentru mai mulți angajați deodată, cu un certificat comun.

Da. Sistemul anunță responsabilii prin e-mail despre termenele care se apropie și cele depășite (neconformități, acțiuni, audituri, riscuri).

Pentru verificările echipamentelor și instruiri trimite o notificare cu 30, 14, 7 și 1 zi înainte de expirare și în ziua expirării, plus o sinteză săptămânală a elementelor deja expirate sau lipsă.

Pe pagina Rapoarte, sinteze și grafice arată elementele deschise, depășite și închise, riscurile și rezultatele auditurilor. Pentru neconformități și audituri (proces-verbal de audit) se generează rapoarte PDF imprimabile, cu antet de document unitar.

Orice listă poate fi exportată în Excel (neconformitățile și în CSV), astfel încât să vă puteți construi propriile analize.

În planul Enterprise oferim integrare pe bază de acord personalizat: autentificare unică (SSO / Active Directory), acces API și conexiuni de date cu sisteme ERP sau HR. În celelalte planuri, datele pot fi exportate oricând prin Excel, CSV și exportul ZIP complet.

Puteți deschide un tichet din meniul Asistență al aplicației, iar în zilele lucrătoare vă răspundem în cel mult o zi lucrătoare. Planurile Pro și Enterprise beneficiază de asistență prioritară; clienții Enterprise primesc în plus asistență la implementare și instruire.

Ajutorul integrat este disponibil pe fiecare pagină și vă ghidează pas cu pas prin fiecare funcție.

Da, vă rugăm! Trimiteți propunerea într-un tichet de asistență sau prin e-mail. Prioritățile noastre de dezvoltare sunt determinate în mare măsură de nevoile clienților.

Prin e-mail la info@ehsaxis.com, prin formularul de pe pagina Contact a site-ului sau — ca abonat — din meniul Asistență al aplicației. Pentru oferte personalizate, implementări mai mari sau o demonstrație, folosiți de asemenea pagina Contact.