Dbamy o bezpieczeństwo Państwa danych

Wszystkie dane klientów — baza danych, przesłane zdjęcia i dokumenty oraz kopie zapasowe — są przechowywane w Unii Europejskiej, w czeskim centrum danych Aruba Cloud (Aruba S.p.A.).

EHS Axis jest rozwijany i obsługiwany przez Cyber in Systems Kft., spółkę z Węgier. Żaden dostawca spoza UE nie przechowuje danych przestrzeni roboczej (niezgodności, zdarzenia, zdjęcia itp.) i nie przekazujemy ich poza UE. Jedynym wyjątkiem jest płatność kartą: Stripe może przekazywać dane kontaktowe do rozliczeń w ramach swojej grupy do USA na podstawie Ram Ochrony Danych UE–USA (EU–US Data Privacy Framework).

Każde połączenie między Państwa przeglądarką a naszym serwerem jest szyfrowane (TLS 1.2 i 1.3, HSTS); starsze, słabe protokoły są odrzucane.

Hasła są przechowywane wyłącznie jako jednokierunkowe skróty z solą (bcrypt) — nawet my nie możemy ich odczytać. Sekrety uwierzytelniania dwuskładnikowego są przechowywane w postaci zaszyfrowanej algorytmem AES-256-GCM. Dane kart obsługuje Stripe i nigdy do nas nie trafiają.

Sześć ról (właściciel, administrator, zatwierdzający, odpowiedzialny, zgłaszający, przeglądający) określa, kto co może widzieć i zmieniać.

Uwierzytelnianie dwuskładnikowe (aplikacja uwierzytelniająca + kody odzyskiwania) jest dostępne dla każdego użytkownika, a właściciel firmy może uczynić je obowiązkowym dla administratorów lub dla wszystkich. Konta są czasowo blokowane po zbyt wielu nieudanych próbach logowania, a zmiana hasła wylogowuje wszystkie pozostałe sesje.

Konsola operatora korzysta z logowania odrębnego od kont klientów, jest chroniona uwierzytelnianiem dwuskładnikowym i dostępna wyłącznie dla wyznaczonych pracowników zobowiązanych do poufności.

Dane każdej firmy są logicznie oddzielone: każde zapytanie jest filtrowane do danej firmy, a firmę zawsze ustala serwer, nigdy dane przesłane z przeglądarki. Testy automatyczne przed każdym wydaniem sprawdzają, że żadna firma nie widzi danych innej.

Dane dotyczące zdrowia w zgłoszeniach zdarzeń (obrażenia, dane poszkodowanego) są w obrębie firmy widoczne tylko dla administratorów i wyznaczonego prowadzącego postępowanie.

Typ przesyłanych plików sprawdzamy na podstawie ich zawartości (nie nazwy), obowiązują limity rozmiaru. Pliki mogą pobierać wyłącznie członkowie firmy, faktury — tylko administratorzy.

Zdjęcia są przy przesyłaniu ponownie kompresowane i pozbawiane ukrytych metadanych (EXIF), w tym lokalizacji GPS.

Baza danych i przesłane pliki są archiwizowane codziennie i przechowywane 14 dni; kopia z każdego dnia jest dodatkowo zapisywana na osobnym serwerze. Dostęp do kopii ma wyłącznie operator.

Przywracanie z kopii testujemy automatycznie co tydzień: z najnowszej kopii budujemy tymczasową bazę danych i weryfikujemy dane oraz powiązane pliki.

Nasze zobowiązania: utracić można maksymalnie 24 godziny danych (RPO — od ostatniej codziennej kopii), a po poważnej awarii przywracamy usługę w ciągu 1 dnia roboczego (RTO).

Naszym celem jest dostępność na poziomie 99,5 % miesięcznie. Usługa jest sprawdzana co 5 minut z osobnego serwera, a w razie awarii natychmiast otrzymujemy alert; menedżer procesów uruchamia aplikację ponownie, jeśli się zatrzyma.

Aktualizacje wdrażamy w miarę możliwości poza godzinami pracy; powodują co najwyżej kilkuminutową niedostępność.

Przed każdym wydaniem uruchamiamy automatyczne testy regresji — w tym testy uprawnień, testy izolacji między firmami i testy bezpieczeństwa symulujące ataki. Ostatni kompleksowy przegląd bezpieczeństwa przeprowadziliśmy w październiku 2026 r.; znalezione problemy zostały naprawione, a testy pilnują, by nie powróciły.

Używane biblioteki regularnie aktualizujemy i sprawdzamy pod kątem znanych podatności. Rygorystyczne nagłówki bezpieczeństwa (polityka bezpieczeństwa treści, ochrona przed clickjackingiem) dodatkowo chronią w przeglądarce.

O naruszeniu ochrony danych osobowych powiadamiamy dotkniętych klientów bez zbędnej zwłoki, najpóźniej w ciągu 48 godzin, wraz z informacjami wymaganymi przez art. 33 RODO (co się stało, kogo dotyczy, prawdopodobne skutki, co zrobiliśmy).

Logi serwera i aplikacji przechowujemy przez 30 dni, aby można było później zbadać zdarzenia.

Właściciel firmy może w każdej chwili bezpłatnie pobrać wszystkie dane i pliki firmy (JSON, Excel oraz pliki w archiwum ZIP) — zmianę dostawcy wspieramy zgodnie z unijnym aktem w sprawie danych (Data Act).

Po zakończeniu subskrypcji dane pozostają przez 90 dni dostępne tylko do odczytu i eksportu, po czym je usuwamy (z kopii zapasowych znikają w ciągu kolejnych 14 dni).

Korzystamy wyłącznie z dostawców niezbędnych do działania usługi, którzy przetwarzają dane zgodnie z przepisami UE: hosting i kopie zapasowe, wysyłka e-maili, płatności online, fakturowanie oraz ochrona publicznych formularzy przed botami. Pełna, aktualna lista znajduje się w załączniku 1 do Umowy powierzenia przetwarzania danych; o dodaniu nowego podprocesora powiadamiamy Państwa z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem.

Jeśli znajdą Państwo problem z bezpieczeństwem, prosimy o e-mail na adres info@ehsaxis.com z tematem „Security” i o nieujawnianie go publicznie, dopóki go nie naprawimy. Odpowiemy w ciągu 5 dni roboczych. Dane kontaktowe są dostępne także w formie czytelnej maszynowo pod adresem /.well-known/security.txt.