Najczęstsze pytania

EHS Axis to oprogramowanie w chmurze do zarządzania ochroną środowiska, bezpieczeństwem i higieną pracy (EHS). Łączy w jednym miejscu niezgodności i działania korygujące, obchody i audyty, ocenę ryzyka, okresowe przeglądy sprzętu oraz szkolenia pracowników.

Celem jest, aby problem można było zgłosić prosto z hali kilkoma dotknięciami — ze zdjęciem, lokalizacją, osobą odpowiedzialną i terminem — a kierownictwo zawsze widziało, co jest otwarte, co jest po terminie, a co zostało rozwiązane. Zamiast papieru, rozproszonych arkuszy kalkulacyjnych i wątków e-mailowych wszyscy pracują na tym samym, aktualnym obrazie sytuacji.

Przede wszystkim dla firm produkcyjnych, logistycznych, budowlanych i usługowych, które prowadzą regularne obchody, audyty i dokumentację BHP — od jednej lokalizacji z kilkoma osobami po organizacje z wieloma zakładami.

System wspiera normy ISO 45001 (bezpieczeństwo i higiena pracy), ISO 14001 (zarządzanie środowiskowe) i ISO 9001 (zarządzanie jakością): niezgodności można klasyfikować według systemu zarządzania, dzięki czemu wszystkie trzy obszary mogą być prowadzone w jednym miejscu.

EHS Axis jest dostępny wyłącznie dla firm i organizacji; osoby prywatne nie mogą się zarejestrować.

Niezgodności: zgłoszenia ze zdjęciami przed/po, obszarem, typem, wagą, osobą odpowiedzialną, terminem, procesem zatwierdzania i pełną historią zdarzeń.

Działania: działania korygujące i zapobiegawcze z osobami odpowiedzialnymi i terminami, wszystkie otwarte zadania na jednej liście.

Audyty i obchody: własne listy kontrolne, harmonogramy cykliczne (np. co cztery tygodnie), zdjęcia do każdej pozycji oraz niezgodność otwierana jednym kliknięciem z niespełnionej pozycji.

Ocena ryzyka: macierz prawdopodobieństwo × skutki, działania oraz niezgodności otwierane z poziomu ryzyka.

Sprzęt: okresowe przeglądy (np. wózków widłowych, urządzeń dźwignicowych, instalacji elektrycznych) z protokołami i kontrolą terminów ważności.

Szkolenia: ewidencja według pracownika i rodzaju szkolenia, widok matrycy i kontrola terminów ważności.

Raporty: zestawienia, wykresy, raporty PDF i eksport do Excela.

Tak. EHS Axis działa w przeglądarce i jest zoptymalizowany pod urządzenia mobilne: inspektorzy mogą zgłosić niezgodność na miejscu za pomocą telefonu, dołączając zdjęcie zrobione bezpośrednio aparatem.

Aplikację można też zainstalować na ekranie głównym telefonu (PWA), dzięki czemu uruchamia się jak zwykła aplikacja — bez sklepu z aplikacjami, a każda aktualizacja pojawia się automatycznie. Działa zarówno na Androidzie, jak i na iPhonie.

Siedem: angielski, węgierski, niemiecki, polski, rumuński, czeski i słowacki. Każdy użytkownik wybiera własny język, więc współpracownicy w tej samej przestrzeni roboczej mogą pracować w różnych językach — wprowadzone dane są wspólne.

Powiadomienia e-mail, raporty PDF i eksporty do Excela również są generowane w języku użytkownika. Dokumenty prawne (Regulamin, Polityka prywatności, Umowa powierzenia przetwarzania danych) są wiążące w wersji węgierskiej i angielskiej; w pozostałych językach wyświetlana jest wersja angielska.

Tak. Można dodawać lokalizacje i przypisywać do nich obszary, sprzęt oraz pracowników. Na pasku bocznym jednym kliknięciem można zawęzić widok do jednej lokalizacji; wszystkie listy, zestawienia i raporty pokazują wtedy wyłącznie jej dane.

Jeśli pracują Państwo dla kilku odrębnych prawnie firm (np. spółek zależnych), jeden użytkownik może być członkiem kilku przestrzeni roboczych firm i przełączać się między nimi w nagłówku. Dane poszczególnych firm są całkowicie od siebie oddzielone.

Mniejszy zespół zwykle może zacząć już pierwszego dnia. Przy rejestracji nowej firmy otrzymują Państwo domyślne dane podstawowe (obszary, typy niezgodności, systemy zarządzania, szablony audytów, rodzaje przeglądów sprzętu i szkoleń), które można dostosować do własnej działalności.

Pracowników można zaimportować zbiorczo z pliku Excel lub CSV, a współpracowników zaprasza się e-mailem. Wbudowana pomoc wyjaśnia na każdej stronie, do czego służy dana funkcja i jak z niej korzystać. Przy większych wdrożeniach (kilka lokalizacji, wielu użytkowników) chętnie pomożemy w konfiguracji.

Po rejestracji można bezpłatnie przez 30 dni korzystać ze wszystkich funkcji, bez podawania karty płatniczej. W okresie próbnym można pracować na rzeczywistych danych i zapraszać współpracowników.

Okres próbny nie przechodzi automatycznie w płatną subskrypcję — opłata jest pobierana tylko wtedy, gdy zdecydują się Państwo kontynuować i wybiorą plan.

Przestrzeń robocza i wszystkie dane zostają zachowane. Przez 7 dni po wygaśnięciu wszystko działa jak dotychczas (okres karencji); następnie konto przechodzi w tryb tylko do odczytu: dane można przeglądać i eksportować, ale nie można dodawać nowych wpisów.

Po wykupieniu subskrypcji konto od razu jest znów w pełni aktywne — nic nie ginie i niczego nie trzeba konfigurować od nowa. Jeśli nie zdecydują się Państwo kontynuować, dane zostaną usunięte po upływie okresu przechowywania określonego w regulaminie.

Ceny dotyczą firmy, a nie użytkownika. Z planu Starter może korzystać do 10 użytkowników, z planu Pro do 50 użytkowników; Enterprise oferuje nieograniczoną liczbę użytkowników na podstawie indywidualnej oferty.

Starter jest przeznaczony dla małego zespołu w jednej lokalizacji; Pro dla firm pracujących z wieloma obszarami, audytami, oceną ryzyka, ewidencją sprzętu i szkoleń oraz kilkoma lokalizacjami, ze wsparciem priorytetowym; Enterprise dla wielu firm lub zakładów, z indywidualną integracją (np. SSO / Active Directory, API, połączenia z systemami ERP lub HR) i wsparciem we wdrożeniu. Szczegółowe porównanie planów znajduje się na stronie Cennik.

Użytkownikiem jest każda osoba pracująca w systemie z własnym loginem (zgłasza, zatwierdza, przegląda). Ewidencja pracowników — np. w matrycy szkoleń — nie jest liczona: można dodać dowolną liczbę pracowników bez loginu.

Po osiągnięciu limitu użytkowników w danym planie nowe zaproszenia można wysyłać dopiero po przejściu na wyższy plan. Na wyższy plan można przejść w dowolnym momencie, ze skutkiem natychmiastowym.

Tak, w dowolnym momencie. Zmianę rozpoczyna się na stronie Subskrypcja i obowiązuje ona natychmiast. Można też przełączać się między rozliczeniem miesięcznym a rocznym.

Jeśli nie są Państwo pewni, który plan będzie odpowiedni, prosimy o wiadomość — pomożemy w wyborze na podstawie wielkości zespołu, liczby lokalizacji i używanych modułów.

Tak. Subskrypcje są miesięczne lub roczne i można je anulować w dowolnym momencie w aplikacji (Ustawienia › Subskrypcja). Anulowanie obowiązuje z końcem już opłaconego okresu; do tego czasu można korzystać ze wszystkiego jak dotychczas.

W przypadku subskrypcji rocznych nie ma proporcjonalnego zwrotu za pozostały okres. Anulowanie można też w każdej chwili cofnąć, dopóki trwa opłacony okres.

Plany Starter i Pro można opłacić online kartą na bezpiecznej stronie płatności Stripe. Subskrypcja odnawia się wtedy automatycznie (co miesiąc lub co rok), a plan jest aktywny od razu po udanej płatności. Nigdy nie widzimy ani nie przechowujemy danych karty.

W przypadku planu Enterprise i zamówień indywidualnych płatność następuje przelewem na podstawie wystawionej faktury, z 8-dniowym terminem płatności.

W euro (EUR). Firmy zarejestrowane w Stanach Zjednoczonych są rozliczane w dolarach amerykańskich (USD) — walutę określa kraj rozliczeniowy w danych firmy, a zarówno obciążenie karty, jak i faktura są w tej walucie.

Nie wystawiamy faktur w forintach węgierskich ani w żadnej innej walucie. Na stronie Cennik można wyświetlić ceny zarówno w euro, jak i w dolarach.

Ceny są cenami netto, bez VAT. VAT zależy od kraju rozliczeniowego i numeru podatkowego:

Firmy na Węgrzech są obciążane węgierskim VAT w wysokości 27%.

Firmy zarejestrowane w innym państwie członkowskim UE z ważnym numerem VAT UE są fakturowane w mechanizmie odwrotnego obciążenia (klient rozlicza VAT we własnym kraju).

Firmy spoza UE — w tym firmy zarejestrowane w USA — są fakturowane bez węgierskiego VAT.

Obciążenie karty i faktura zawsze uwzględniają ten sam VAT.

Tak. Za każdą płatność wystawiana jest faktura elektroniczna (zgodna z wymogami raportowania do węgierskiego urzędu skarbowego), wysyłana e-mailem na podany adres rozliczeniowy i dostępna również do pobrania na stronie Subskrypcja w aplikacji.

Na fakturze widnieją nazwa, adres i numer podatkowy z danych firmy — warto je sprawdzić przed złożeniem zamówienia. Faktura jest wystawiana w walucie płatności (EUR lub USD).

Przy rozliczeniu rocznym płaci się 10 opłat miesięcznych za 12 miesięcy, więc dwa miesiące są bezpłatne. Opłata roczna jest uiszczana z góry, jednorazowo.

W przypadku subskrypcji rocznych wysyłamy przypomnienie e-mailem na 7 dni przed odnowieniem, aby był czas na decyzję o kontynuacji lub zmianie planu.

Nie. EHS Axis jest usługą biznesową dostępną wyłącznie dla firm, instytucji i innych organizacji. Przy rejestracji wymagana jest nazwa firmy, a przy zamówieniu — dane rozliczeniowe wraz z numerem podatkowym.

Dane i przesłane pliki są przechowywane w Unii Europejskiej, w centrum danych Aruba Cloud (Aruba S.p.A.). Usługę obsługuje węgierski podmiot prawny (Cyber in Systems Kft.).

Pełna lista naszych podmiotów przetwarzających (hosting, e-mail, płatności, fakturowanie, ochrona przed botami) znajduje się w Polityce prywatności i Umowie powierzenia przetwarzania danych.

Tak. W odniesieniu do danych wprowadzanych do systemu to Państwo są administratorem, a my podmiotem przetwarzającym; umowa powierzenia przetwarzania danych (DPA) zgodnie z art. 28 RODO jest częścią regulaminu i obowiązuje bez osobnego podpisu.

Używamy wyłącznie plików cookie niezbędnych do działania usługi; statystyczne lub marketingowe pliki cookie są stosowane tylko na stronach publicznych i wyłącznie po uprzednim wyrażeniu zgody. Wewnątrz aplikacji nie zbieramy danych analitycznych.

Dane należą do Państwa. Każdą listę można wyeksportować do Excela lub CSV, a dla niezgodności i audytów można generować raporty PDF.

Właściciel firmy może jednym kliknięciem pobrać pełny zestaw danych na stronie Ustawienia: plik ZIP zawierający wszystkie dane w formie odczytywalnej maszynowo (JSON) i tabelarycznej (Excel) oraz wszystkie przesłane pliki. Eksport jest bezpłatny i dostępny w każdej chwili — w ten sposób wspieramy również zmianę dostawcy (EU Data Act).

Połączenie jest w pełni szyfrowane (HTTPS). Hasła są przechowywane wyłącznie jako jednokierunkowe skróty z solą, logowanie jest czasowo blokowane po zbyt wielu nieudanych próbach, a zmiana hasła wylogowuje wszystkie wcześniejsze sesje.

Dane firm są ściśle od siebie oddzielone: każde zapytanie jest filtrowane do Państwa własnej firmy, co weryfikują testy automatyczne. Uprawnienia są kontrolowane za pomocą ról. Przesłane pliki są sprawdzane na podstawie ich zawartości i są dostępne wyłącznie dla członków firmy. System jest również regularnie weryfikowany pod kątem bezpieczeństwa.

Tak. Baza danych i przesłane pliki są codziennie archiwizowane; kopie zapasowe są przechowywane przez 14 dni i dodatkowo kopiowane na osobny serwer. Dzięki temu dane można odtworzyć nawet po awarii lub przypadkowym usunięciu.

Zdjęcia są automatycznie optymalizowane podczas przesyłania: ich dłuższy bok ma maksymalnie 1600 pikseli, co w zupełności wystarcza do dokumentacji i drukowanych raportów, a przesyłanie z telefonu jest szybsze.

Jednocześnie usuwane są ukryte metadane — w tym lokalizacja GPS zapisana przez telefon — dzięki czemu zdjęcia nie ujawniają nic ponad to, co na nich widać. Zdjęcia są dostępne wyłącznie dla zalogowanych członków firmy.

Przez 90 dni po zakończeniu subskrypcji przestrzeń robocza jest dostępna w trybie tylko do odczytu: nadal można wszystko przeglądać i eksportować lub ponownie wykupić subskrypcję. Przed usunięciem dwukrotnie powiadamiamy o tym e-mailem.

Po upływie 90 dni dane są usuwane; z kopii zapasowych znikają trwale w ciągu maksymalnie kolejnych 14 dni.

Dostępnych jest sześć ról: Właściciel (dostęp do wszystkiego, zarządza subskrypcją), Administrator (użytkownicy i dane podstawowe), Zatwierdzający (zamyka i zatwierdza rozwiązane niezgodności), Odpowiedzialny (realizuje działania, przeprowadza audyty), Zgłaszający/inspektor (zgłasza niezgodności) oraz Przeglądający (tylko odczyt).

Role przypisuje się każdemu użytkownikowi osobno i można je zmienić w dowolnym momencie.

Na stronie Ustawienia › Użytkownicy należy wpisać adres e-mail współpracownika i wybrać rolę. Otrzyma on e-mail z linkiem do ustawienia własnego hasła (lub zalogowania się istniejącym kontem) i od razu może rozpocząć pracę w przestrzeni roboczej firmy. Zaproszenie można cofnąć, a użytkownika usunąć w dowolnym momencie.

Pojedynczo lub zbiorczo: pracowników można zaimportować z pliku Excel lub CSV albo wkleić z arkusza kalkulacyjnego. Przed importem system sprawdza dane wiersz po wierszu i dodaje tylko wiersze bez błędów.

Pracownicy nie potrzebują konta użytkownika: szkolenia i terminy ich ważności rejestruje osoba odpowiedzialna — również dla kilku pracowników naraz, ze wspólnym zaświadczeniem.

Tak. System powiadamia osoby odpowiedzialne e-mailem o zbliżających się i przekroczonych terminach (niezgodności, działania, audyty, ryzyka).

W przypadku przeglądów sprzętu i szkoleń wysyła powiadomienie na 30, 14, 7 i 1 dzień przed upływem ważności oraz w dniu jej upływu, a także cotygodniowe zestawienie pozycji, które już straciły ważność lub których brakuje.

Na stronie Raporty zestawienia i wykresy pokazują pozycje otwarte, po terminie i zamknięte, ryzyka oraz wyniki audytów. Dla niezgodności i audytów (protokół z audytu) generowane są raporty PDF do druku, z jednolitym nagłówkiem dokumentu.

Każdą listę można wyeksportować do Excela (niezgodności także do CSV), aby przygotować na ich podstawie własne analizy.

W planie Enterprise zapewniamy integrację na podstawie indywidualnej umowy: jednokrotne logowanie (SSO / Active Directory), dostęp przez API oraz połączenia danych z systemami ERP lub HR. W pozostałych planach dane można w każdej chwili wyeksportować do Excela, CSV oraz w postaci pełnego eksportu ZIP.

Zgłoszenie można utworzyć w menu Pomoc techniczna w aplikacji, a w dni robocze odpowiadamy w ciągu jednego dnia roboczego. Plany Pro i Enterprise mają wsparcie priorytetowe; klienci Enterprise otrzymują także wsparcie we wdrożeniu i szkolenie.

Wbudowana pomoc jest dostępna na każdej stronie i krok po kroku objaśnia każdą funkcję.

Tak, serdecznie zachęcamy! Propozycję można przesłać w zgłoszeniu do pomocy technicznej lub e-mailem. Priorytety rozwoju w dużej mierze wyznaczają potrzeby naszych klientów.

E-mailem pod adresem info@ehsaxis.com, przez formularz na stronie Kontakt lub — jako subskrybent — w menu Pomoc techniczna w aplikacji. W sprawie indywidualnych ofert, większych wdrożeń lub prezentacji prosimy również o kontakt przez stronę Kontakt.